Waarom de Profit First methode van Femke Hogema een life-saver is voor online ondernemers

Profit First linksboven

Als je start als online ondernemer dan is meestal je eerste vraag op het gebied van financiën ‘heb ik een zakelijke rekening nodig of kan ik ook gewoon van mijn privé-rekening gebruik maken?’ Daar komt direct de gedachte bij ‘voor een zakelijke rekening moet ik nog betalen ook.’ Toen ik met mijn bedrijf startte heb ik wel direct een zakelijke rekening geopend, maar eentje vond ik voorlopig genoeg. Op die ene rekening kwamen alle ontvangsten binnen en van diezelfde rekening betaalde ik ook alle inkomende facturen. Denk bijvoorbeeld aan de belastingdienst, mijn salaris, kosten en natuurlijk wil je ook een buffer houden.

Op een bepaald moment staat er dan best veel geld op die rekening. Laten we zeggen 15.000 euro. Je begint meteen te twijfelen, want hoeveel moet je nu laten staan om de belastingaanslagen te kunnen betalen? Hoeveel kosten kan je maken? Hoeveel salaris is reëel? Ik had geen idee.

Toen las ik het boek Profit First van Mike Michalowicz en Femke Hogema en daarin vond ik mijn antwoord: verdeel je geld over verschillende rekeningen die allemaal hun eigen doel hebben. Aha, ik had dus niet maar 1 rekening nodig, maar meerdere. Daar heb ik meteen een goede en goedkope oplossing voor gevonden. Bij KNAB mag je zoveel zakelijke rekeningen aanmaken als je maar wilt voor maar 6 euro per maand. Ideaal, meteen gedaan.

De Profit First Methode, wat is dat?

Profit First is een methode om je geldstromen te managen. Het is dus geen boekhoudprogramma en het heeft eigenlijk ook niets met boekhouden te maken. Het gaat erom dat je je geld zo gaat verdelen dat je inzicht krijgt en rust. Rust omdat je wéét hoeveel geld je waarvoor kunt gebruiken. En dat je dus ook weet wanneer je geen geld meer kunt uitgeven. Profit First geef je dus ook duidelijkheid.

Hoe? Door verschillende ‘potjes’ te maken op verschillende bankrekeningen. Daardoor heb je in één oogopslag duidelijk hoe je ervoor staat. Je hoeft alleen maar je bankapp te openen en naar de saldo’s van de verschillende rekeningen te kijken.

Waar Profit First je ook bij helpt is om een buffer op te bouwen. Kijk maar eens wat er gebeurde in de corona-tijd. Toen hadden een hoop ondernemers die buffer keihard nodig. In de Profit First Methode (die niet voor niks PROFIT first heet) maak je gebruik van een winstrekening. Iedere maand stort je een bepaald percentage van je ontvangsten op die rekening. En dat is minimaal 1%. Want, zoals Femke Hogema heel terecht zegt ‘als jij je bedrijf niet kunt laten draaien op 99% van wat er aan geld binnenkomt, dan ben je een ramp in wording’. Dus zet je winst apart en zorg dat je een buffer aanlegt.

Profit First, welke rekeningen heb je nodig?

Als je Profit First volledig wilt invoeren in je bedrijf heb je 7 rekeningen nodig, namelijk:

  1. Ontvangsten (betaalrekening, dit rekeningnummer staat op mijn facturen en mijn klanten betalen me dus op deze rekening)
  2. Winst (betaalrekening)
  3. Belasting (betaalrekening)
  4. Salaris (betaalrekening)
  5. Kosten (betaalrekening)
  6. Winst aanhouden (spaarrekening)
  7. Belasting aanhouden (spaarrekening)

Hoe werkt Profit First?

De Profit First methode, wat doe je iedere maand?

De betalingen van de facturen die jij naar jouw klanten stuurt komen binnen op je ontvangstenrekening. Iedere maand verdeel je je ontvangsten volgens een vaste verdeling over de verschillende rekeningen. Wat die verdeling precies is hangt helemaal af van jouw persoonlijke situatie. Geen nood, hieronder vertel ik je over een fantastische shortcut.

Iedere maand maak ik gebruik van een vaste verdeling. Op de 1e van de maand kijk ik naar het saldo op de ontvangstenrekening. Het bedrag dat op dat moment op de rekening staat, verdeel ik. Dus: stel dat ik 10.000 euro aan te ontvangen facturen open heb staan, maar er is maar 1.000 euro betaald, dan kan ik slechts 1.000 euro verdelen. Het gaat dus altijd om echt geld, het bedrag dat daadwerkelijk op de ontvangsten-rekening staat.

Vervolgens maak ik de volgende verdeling:

Ik maak het daadwerkelijke bedrag te betalen btw over naar de belastingrekening. Dat kan ik heel eenvoudig zien in mijn boekhoudpakket hoeveel dat in de afgelopen maand was. Door naar het rapport ‘btw-overzicht‘ te gaan en te kijken hoe veel btw ik over de afgelopen maand moet betalen.

Profit First percentages, van het overblijvende bedrag maak ik over:

  • 5% naar de winstrekening (de betaalrekening)
  • 10% naar de belastingrekening (de betaalrekening) 
  • 55% naar salaris
  • 30% naar kosten

(Deze percentages kunnen voor iedere ondernemer verschillend zijn. Het hangt af van hoeveel omzet je hebt en hoeveel fiscale winst je maakt. Weet dat dit slechts een richtlijn is. Je belastingadviseur kan je precies vertellen welke bedragen het moeten zijn. Hang me er dus niet aan op, dit zijn slechts de percentages die ik zelf gebruik.)

Voor de belasting is mijn doel hierbij is om goed genoeg in de richting te schieten. Je kunt proberen om op de cent nauwkeurig te berekenen hoeveel belasting je moet reserveren, maar ik ben al heel blij als het goed genoeg is. Stel dat je een blauwe envelop krijgt en je moet 17.000 euro betalen terwijl je niks hebt gereserveerd. Dan schrik je je een ongeluk. Heb je echter 15.000 euro op je belastingrekening staan dan ben je er al een heel eind toch? En dan weet je ook dat je volgend jaar waarschijnlijk iets meer moet reserveren.

Door deze bedragen zo te verdelen en direct over te storten op de juiste rekeningen, zie je exact hoeveel salaris je jezelf uit kan keren en welk bedrag je nog te besteden hebt voor je kosten.

En misschien heb je nu meteen een vraag: waarom ik nog een salarisrekening heb, want dat geld stort je toch direct over naar je privérekening? Ja, helemaal waar. Maar ik wil voorkomen dat ik mezelf iedere maand een ander bedrag uitbetaal. Als ik een keer een mindere maand heb, stort ik toch mijn vaste maandbedrag naar mezelf. En als ik een topmaand heb dan stort ik ook gewoon mijn vaste bedrag. Het is dus een pot waaruit ik gemiddeld mijn vaste salaris kan betalen.

Profit First feest

De Profit First methode, wat doe je ieder kwartaal?

Als het kwartaal voorbij is, is het feest. Ja echt! Want je gaat namelijk 3 dingen doen:

  1. Je doet kwartaalaangifte voor de btw en het bedrag dat je aan btw door moet storten aan de belastingdienst maak je over. Wat er dan overblijft op je belastingrekening (de betaalrekening) stort je over naar je belasting spaarrekening. Dat geld mag blijven staan totdat je aangifte inkomstenbelasting doet (en daardoor hoef je volgend jaar dus ook niet bang te zijn voor de beruchte blauwe envelop).
  2. Je berekent wat je in het afgelopen kwartaal op je winstrekening (de betaalrekening) hebt gestort en je boekt DE HELFT van dit totaalbedrag over naar je winst spaarrekening.
  3. Yes, er blijft nu een bedrag over op je winst betaalrekening. En dat mag je verbrassen. Daar mag je mee feesten. Dat is jouw extra beloning voor het feit dat je ondernemer bent. Dat jij een eigen bedrijf hebt waarin je je eigen broek op moet houden en waar jij alle risico voor loopt. Dat mag beloond worden en dat doe je door jezelf te trakteren van de winst. Is het weinig dan kan je misschien om een ijsje, maar ik ken ondernemers die aan het eind van het kwartaal gewoon naar Euro Disney kunnen met het hele gezin. En dat voelt goed!

Wat levert Profit First je op?

Wat Profit First je dus oplevert? Overzicht! Je kent je belangrijkste cijfers en op je bankrekening zie je precies hoe ver je polsstok reikt. Want als je kostenrekening leeg is en je hebt nog facturen die betaald moeten worden dan sta je voor een beslissing. Ga je het percentage dat je overstort naar je kostenrekening verhogen of ga je snijden in je kosten?

En nee, het percentage voor je kostenrekening verhogen is niet de makkelijke keuze. Want dit gaat direct ten koste van het percentage dat je naar je salarisrekening stort. Andere opties zijn er in feite niet. Lenen (of zelfs stelen) van de belastingdienst is niet handig en je wilt je buffer voor moeilijke tijden ook in ere houden toch? Dus het gaat ten koste van salaris en is dat wat je wilt? Is dat wat die extra kosten je waard zijn?

Jij bent de baas, jij staat aan het roer, dus jij beslist. Maar je beslist nu in ieder geval op basis van feiten.

No Worries

Wees niet bang, ik heb al verschillende ondernemers gesproken die geld verdelen maar eng vonden. Het is niet eng, de bankrekeningen die je opent zijn allemaal van jou. Het enige wat je doet is al je geld niet meer op één grote bankrekening laten staan, maar het geld verdelen over verschillende rekeningen. Rekeningen die allemaal een ander doel hebben.

Als het niet werkt of als het voor jou niet fijn voelt, dan haal je alle rekeningen weer leeg. Dan stort je het geld over naar die ene rekening die je over wilt houden en hef je alle andere rekeningen weer op. Klaar. Maar ik voorspel je: dat ga je niet doen. Als je eenmaal ervaren hebt hoe fijn het is om overzicht te hebben, dan laat je dat niet meer gaan.

Profit First gebruiken als financiële planning

Je kunt ook andersom redeneren. Want stel dat je weet dat je 15.000 euro kosten gaat maken in een jaar (dat denk je in ieder geval). Hoeveel omzet zou je dan moeten maken? In mijn geval (kostenpercentage 30%): 30% van x = 15.000, dus dan zou je een omzet moeten maken van 50.000 euro. Dan is de volgende vraag, hoe ga je die 50.000 euro omzet halen? Hoeveel klanten heb je daarvoor nodig? Wat moet je daarvoor doen?

Of je wilt een bepaald salaris, bijvoorbeeld 1500 euro per maand. Per jaar is dat 18.000 euro. Hoeveel omzet heb je dan nodig? In mijn geval (salarispercentage van 55%) 55% van y = 18.000. Kortom: tussen de 32.000 en 33.000 euro per jaar. Hoe ga je dat bereiken? Teruggerekend naar maanden is het een omzet van een kleine 3000 euro per maand, dus 800 euro per week.

Als je deze wensen weet, weet je wat je nodig hebt en kan je daar een plan op maken. Als ik 3000 euro omzet per maand wil, dan moet ik minimaal x keer product (of dienst) A verkopen, of y keer product of dienst B.

Profit First ervaring uit de eerste hand, waarom ik zo graag met deze methode werk

Profit First rechts onder

Mijn boekhouder is niet direct gelukkig met mijn manier van werken. Eigenlijk vindt hij het onnodig om het zo te doen. Het helpt mij echter enorm om verschillende potjes te hebben en het maakt ook dat ik heel makkelijk gefundeerde beslissingen kan maken.

Als mijn kostenpot leeg is, dan kan ik dus geen trainingen meer kopen. Of die nieuwe Mac moet ik echt even in de winkel laten staan. Wil ik dat wel, dan zal ik moeten sparen en dat doe ik dan ook. Maar ik kom niet in de verleiding om uit een andere pot te ‘stelen’ omdat ik weet dat dat geld niet voor niks in die andere pot zit.

Er zit trouwens altijd rek in mijn potten, door de rekening ‘winst aanhouden’. Het geld in die pot kan ik eventueel gebruiken voor investeringen, maar liefst niet voor gewone kosten.

Zo houd ik mijn financiële overzicht en weet ik precies waar ik sta en wat ik wel en wat ik niet kan.

Extra Profit First tip

Maak jezelf niet gek. Als jij ziet dat je kosten te hoog zijn, kan je niet zomaar je kosten door de helft kappen. Dat gaat gewoon niet. Maak een realistisch plan om bij je gewenste percentages te komen, zonder dat je failliet gaat! Hint: dat is dus stapje voor stapje naar je doel toe werken.

Daarom nog een extra tip van mij: met het verhaal dat ik hierboven geschreven heb kan je al prima aan de slag met Profit First. Maar de Profit First methode kan je nog zoveel meer opleveren. Femke Hogema heeft er een online training voor gemaakt waarin je onder andere leert om je eigen Profit First percentage te berekenen. Lees even mee met wat deze training jou verder oplevert:

Profit First online training
Profit First varkentje

Wil jij aan de slag met Profit First?

Klik dan op onderstaande knop en meld je aan.

Rinie van Driel en Liesbeth de Korte (2)Je las een blog van ons:
Rinie van Driel (visuals): www.rinievandriel.nl
en Liesbeth de Korte (tekst): www.liesbethdekorte.nl

Elke twee weken een soortgelijk artikel in je mail? Dat kan: meld je hier aan. Dan krijg je meteen als bonus mijn e-book over de Online Business Bouwer Methode. Gratis natuurlijk!

Wil je reageren? Dat mag altijd, dat kan hieronder. Delen mag natuurlijk ook. Graag zelfs.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *